Procedimento

O procedimento do registro de preços, no que concerne à fase externa, até definição do preço a ser registrado, segue as regras gerais esta­be­­le­ci­das para a modalidade que for adotada (concorrência ou pregão). As pe­­­culiaridades que existem ocorrem exatamente antes, na fase preparatória do procedimento, e depois de concluído o certame.

Na fase preparatória, a palavra-chave do sistema de registro de preços é o planejamento, sem o qual certamente será de pouca valia a sua adoção.

Isso porque o objetivo aqui não é promover uma contratação isolada de determinado bem ou serviço, mas, sim, registrar preços unitários para futuras e sucessivas contratações a serem realizadas ao longo de um ano (prorrogável por igual período), exatamente o prazo máximo de sua validade.

Assim, é de suma importância o prévio planejamento, no sentido de saber o que e qual o objeto desejado, bem como o quantitativo consumido desse determinado bem ou serviço.

Somente com esse prévio e real planejamento se obterá sucesso no registro dos preços, pois do contrário restará desrespeitada a economia de escala. Sim, porque ao se planejar o consumo de um bem ou da neces­sidade de certo serviço, irá o poder público estabelecer quantitativos e pe­ríodos estimados em que isso ocorre, apresentando na licitação anexo ao edital no qual demonstre essa evolução ao longo dos últimos meses, projetando-os para o período de vigência do futuro registro.

Isso permitirá ao licitante saber com certa precisão o que o espera na futura execução. Saberá, por exemplo, que estimativamente, se vencedor, terá a expectativa de fornecer mensalmente 100 unidades de um deter­minado bem, ou se executará determinadas vezes certo serviço, po­den­do antever o total de fornecimento ou de prestação ao longo do período de validade.

Sabidamente, diante dessa realidade, poderá oferecer preço unitário mais justo e real, preservando a economia de escala, em clara vantagem para o erário. Do contrário, se não dispuser de um sério e prévio planejamento, não saberá quanto, estimativamente, irá fornecer, ou executar, decerto oferecendo seu preço unitário como se promovesse a venda, ou execução, a varejo, buscando precaver-se de eventuais prejuízos, pois não lhe é dado saber com certa segurança se fornecerá apenas uma unidade, ou uma centena delas, bem como se executará diversas vezes certo serviço.

Esse planejamento, como se vê, então, é a “alma” do procedimento, es­sencial e indispensável para o seu sucesso, e deve ser realizado ante as perspectivas reais da contratação, sem o que poderá desobrigar o deten­tor do preço registrado de executar o objeto. Com efeito, o montante estimado pelo poder público para consumo, ou execução, ao longo da validade do registro de preços, é apenas indicativo, mas não poderá sofrer sérias variações, exceto se diante de situações imprevisíveis e justificadas. Do contrário, ante a boa-fé que preside o procedimento, deverá o poder público executar algo em torno (próximo) do montante estimado, sob pe­na de permitir ao particular desistir do fornecimento do bem ou da execução dos serviços.

É exatamente esse o objetivo do caput e do parágrafo 1º, do artigo 86 da Lei 14.133/21:

Art. 86. O órgão ou entidade gerenciadora deverá, na fase preparatória do processo licitatório, para fins de registro de preços, realizar procedimento público de intenção de registro de preços para, nos termos de regulamento, possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, a participação de outros órgãos ou entidades na respectiva ata e determinar a estimativa total de quantidades da contratação.

• 1º O procedimento previsto no caput deste artigo será dispensável quando o órgão ou entidade gerenciadora for o único contratante.

Planejado o consumo (necessidade), definidos os objetos que serão submetidos a registro, o poder público deverá dispor de decreto que re­gulamente a matéria, sendo, no caso dos Municípios, ato expedido pelo Prefeito Municipal, onde se estabelecerão as regras procedimentais do sistema (art.82, parágrafo 5º, II).

Inicia-se, assim, o procedimento administrativo com vistas ao registro de preços, promovendo-se a abertura do procedimento (doravante serão seguidos os passos estabelecidos pelo artigo 18).

Neste caso, diferentemente das demais situações, será desnecessário dispor de previsão de recursos orçamentários para o futuro ajuste, pois na verdade não se travará necessariamente o contrato, sendo o objeto do certame tão-somente o registro dos preços.

Isso não quer dizer que as contratações futuras serão feitas sem disponibilidade de recursos orçamentários, os quais serão indispensáveis, obri­gando-se a promover o empenhamento das despesas previamente à sua realização como mais adiante se comentará. Apenas dispensa-se a neces­sidade de previsão orçamentária para iniciar-se a licitação.

Na sequência, e por determinação do artigo 82, parágrafo 5º, I, deve o poder pú­blico promover ampla pesquisa de mercado, exigível no mais das ve­­zes em todas as licitações, colhendo-se em seguida a autorização para a abertura do certame.

Feito isso, elabora-se o edital, devendo-se dar especial atenção aos anexos de quantitativos de consumo elaborados a partir do planejamento realizado, atendendo-se às exigências especiais do artigo 82.

Em seguida, passa-se à fase externa do procedimento, seguindo-se os passos na modalidade escolhida (concorrência ou pregão), culminando com a formalização da ata de registro dos preços.

Aqui surge uma discussão conceitual. Para alguns, o procedimento con­clui-se com a formalização do contrato, ao passo que para outros culmina com a feitura da ata de registro de preços. Parece-nos que o mais apropriado seja a formalização de ata de registro de preços, pois na verdade não existe um efetivo contrato. Há, sim, um documento que vincula a administração com o vencedor daquele preço registrado, obrigando-a a utilizar-se des­se preço para os futuros contratos que serão travados no decorrer do prazo de validade do preço registrado (art. 6º, XLVI).

Destarte, aquele que tiver o preço registrado para determinado bem ou serviço tem a expectativa de ser, no futuro, o contratado, sempre que a administração necessitar daquele objeto. Quando ocorrer essa necessidade a administração travará o efetivo contrato com o particular.

O mais usual, na verdade, é que nem sequer as partes firmem termo con­­tratual, mesmo no momento da execução, em face de que usualmente as aquisições para fornecimento ou execução dos serviços serão feitas de forma parcelada, em valores individualizados que não exigem a sua reali­zação. Nesses casos, o termo do contrato será substituído legalmente por outro documento autorizado pelo caput do artigo 95.

E assim se sucederá ao longo do prazo de validade do registro, que é de no máximo um ano, período durante o qual o poder público poderá se valer do preço registrado para todas as contratações almejadas.

Tentemos, por fim, exemplificar o procedimento de execução do registro de preços. Partamos da conclusão do certame do pregão, tendo sido formalizada a respectiva ata.

Suponha-se que se tenham registrado preços de peças de veículos de marcas e modelos específicos, conforme catálogo das montadoras, e que no anexo ao edital tenha sido estabelecido o parâmetro de compra da peça “A” para o veículo marca “M”, modelo “X”, indicando o consumo estimado de cinco peças por mês, e 60 peças ao longo do prazo de sua validade, estabelecido como sendo de um ano.

Num determinado momento, o setor de garagem da Prefeitura Mu­ni­cipal verifica a necessidade de quatro unidades dessa peça. Deve, então, pro­mover a sua requisição, antes comparando se o preço registrado é compa­tível com o praticado no mercado, e, em caso afirmativo, via de regra de­verá solicitar a entrega ao fornecedor cujo preço está registrado, nas condições e prazos fixados na ata de registro.

Antes da efetiva solicitação, deverá ser promovido o empenhamento da despesa, e verificada a necessidade de formalização de termo contratual, bem como a possibilidade de sua substituição por outro documento hábil.

Efetuado o pedido, no prazo da ata, o particular promove a entrega das peças, realizando a cobrança nas condições igualmente descritas no respectivo documento.

Fluxograma da fase preparatória do registro de preços

Fluxograma da execução da ata de registro de preços